ANALISIS IMPLEMENTASI E-OFFICE DALAM PROSES SURAT-MENYURAT BERBASIS DIGITAL DI BAPPERIDA KOTA MANADO

Abstract

Penelitian ini dilatarbelakangi oleh kondisi hybrid pada alur persuratan di Bapperida Kota Manado, yang memadukan sistem digital Srikandi dengan prosedur manual dan jalur informal seperti WhatsApp, meskipun regulasi mewajibkan integrasi penuh ke sistem elektronik. Penelitian bertujuan mendeskripsikan alur surat masuk dan keluar yang masih hybrid , menganalisis hambatan operasional, mengidentifikasi bentuk pemborosan, serta mengukur tingkat efisiensi proses yang menyebabkan kondisi ideal belum tercapai. Penelitian menggunakan pendekatan deskriptif kualitatif dengan desain studi kasus, melibatkan empat informan, dan data yang dikumpulkan melalui wawancara, observasi, serta dokumentasi yang divalidasi melalui triangulasi sumber, kemudian dianalisis menggunakan kerangka Technology-Organization-Environment (TOE), Lean Management 3M, dan Process Cycle Efficiency (PCE). Hasil penelitian menunjukkan kondisi hybrid disebabkan oleh ketidaksiapan simultan pada tiga dimensi TOE, yakni infrastruktur yang belum stabil, organisasi tanpa SOP tertulis dan komitmen kelembagaan, serta lingkungan eksternal yang belum terintegrasi penuh, yang memunculkan pemborosan berupa ketidakmerataan beban kerja, duplikasi input dokumen, dan aktivitas manual tanpa nilai tambah, terbukti dari jarak yang signifikan antara waktu aktual dan waktu ideal berdasarkan PCE. Penelitian menyimpulkan bahwa rendahnya efisiensi persuratan merupakan persoalan desain proses yang struktural, sehingga penguatan dimensi ketiga TOE secara serentak menjadi prasyarat utama bagi digitalisasi persuratan yang efektif di instansi pemerintah daerah.

Kata Kunci: E-Office, Srikandi, TOE (Technology-Organization-Environment), Lean Management, Process Cycle Efficiency, Hybrid Workflow