Sistem Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar di Kantor Kelurahan Kleak Berbasis Web

Abstract

Proses pengarsipan surat di Kantor Kelurahan Kleak masih dilakukan secara manual. Surat dicatat  di buku besar dan disimpan dalam bentuk hardcopy yang semakin meningkat dari waktu ke waktu, membutuhkan tempat penyimpanan yang besar serta waktu yang ekstra untuk mencari surat yang diperlukan. Dengan perkembangan teknologi memungkinkan dilakukannya pengarsipan surat masuk dan surat keluar melalui sistem pengarsipan berbasis website. Tujuan dibangunnya sistem pengarsipan surat berbasis website ini adalah untuk mempermudah dalam melakukan proses pengarsipan surat masuk dan surat keluar dan juga meminimalisir adanya kehilangan surat masuk dan surat keluar. Sistem ini dibangun dan dikembangkan menggunakan metode waterfall dimulai dari analisis, desain, pengodean atau implementasi, pengujian, operasi dan pemeliharaan. Website pengarsipan ini memiliki dua entitas yaitu Sekretaris sebagai pengelola yang dapat melakukan proses login, input, edit, hapus, lihat dan cari surat sedangkan Staff dapat melakukan proses login, lihat, dan cari surat yang dibutukan. Sistem ini dapat mempermudah dan membantu perangkat di Kantor Kelurahan Kleak dalam proses pengarsipan serta meminimalisir rusak dan hilangnya surat-surat yang ada dan juga membantu proses pencarian surat yang telah diarsipkan

Kata Kunci : Sistem Pengarsipan, Arsip Surat, Website, Waterfall.

The process of archiving letters at the Kleak Subdistrict Office is still being done manually. by recording them in a ledger, and the storage of letters is in hardcopy form, which increases over time and requires a large storage space as well as extra time to find the required letters. With technological advancements, it is now possible to archive incoming and outgoing letters through a web-based archiving system. The purpose of building this web-based letter archiving system is to simplify the process of archiving incoming and outgoing letters and also to minimize the risk of losing them. The system is built and developed using the waterfall method, starting from analysis, design, coding or implementation, testing, operation, and maintenance. This archiving website has two entities: the Secretary, who is the administrator and can perform login, input, edit, delete, view, and search for letters, while the Staff can perform login, view, and search for the required letters. This system can facilitate and assist the personnel at the Kleak Subdistrict Office in the archiving process, as well as minimize the damage and loss of existing letters, and also help in the search for archived letters

Keywords: Archiving System; Mail Archive; Website; Waterfall