PENATAAN KEARSIPAN DALAM UPAYA MEMPERMUDAH PROSES ADMINISTRASI DI DINAS PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN KOTA TERNATE

Abstract

Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui penataan kearsipan dalam upaya mempermudah proses administrasi di Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kota Ternate. Penelitian ini menggunakan metode kualitatif, sedangkan strategi penelitian yang digunakan peneliti adalah tunggal terpancang. Teknik Sampling yang digunakan adalah purposive sampling. Sumber data yang digunakan adalah informan, tempat dan peristiwa, arsip dan dokumen. Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah wawancara. Validitas data yang digunakan adalah trianggulasi data dan trianggulasi metode. Sedangkan teknik analisis data yang digunakan adalah model analisis interaktif. Berdasarkan hasil penelitian dapat dipaparkan: 1. Pelaksanaan Administrasi Kearsipan di kantor Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kota Ternate yang meliputi: a. Prosedur kerja yang terdiri dari penerimaan, pencatatan, penyimpanan, pemeliharaan, penyusutan dan pemusnahan. b. Fasilitas Kearsipan antara lain 1) Alat penerima surat: meja, buku agenda surat masuk dan keluar, lembar disposisi, buku antaran dan faximile. 2) Alat penyimpanan surat: lemari arsip, filling cabinet, box file dan folder. 3) Alat korespondens: komputer, kertas, bolpoin, mesin ketik dan printer. c. Dalam penataan ruang kearsipan, Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kota Ternate sangat memperhatikan cahaya, udara dan warna. d. Pegawai kearsipan dimana pegawai arsip tersebut kurang memiliki pengetahuan bidang kearsipan. 2. Hambatan-hambatan dalam pelaksanaan kearsipan di Dinas Pendidikan dan Kebudayaan antara lain: Adanya keterbatasan sarana dan prasarana, masih dangkalnya pengetahuan bidang kearsipan dan belum adanya pegawai kearsipan. 3. Upaya-upaya yang dilakukan oleh Dinas Pendidikan dan Kebudayaan meningkatkan kualitas SDM pada bidang kearsipan dengan cara mengirim para pegawai dibidang Sub Bagian Umum untuk mengikuti pelatihan atau seminar mengenai kearsipan.
Kata kunci :